Domande e risposte sull'ufficio dell'ombudsman, sulla procedura di reclamo ai sensi del Supply Chain Due Diligence Act e sul sistema di whistleblower basato su internet presso The Quality Group GmbH e le sue controllate (“TQGG”)
- Che cos'è un ombudsman/ufficio reclami (“sistema whistleblower”)?
TQGG ha nominato un avvocato esterno come difensore civico e persona di contatto per il nostro sistema di whistleblower nel corso della lotta contro le violazioni delle norme legali e/o delle regole interne di conformità aziendale, nonché contro le violazioni dei diritti umani e degli obblighi di diligenza ambientale. L'ombudsman è a disposizione di tutti i whistleblower che desiderano fare una segnalazione riservata di irregolarità presso TQGG.
- Chi può contattare il sistema di whistleblower?
Il nostro sistema di whistleblower, gestito dalla nostra ombudswoman, è generalmente disponibile per chiunque possa fornire informazioni su comportamenti illeciti. Può trattarsi di dipendenti, clienti o altri terzi. Accettiamo tutte le segnalazioni che si sospettano di un reato e che rientrano nell'area tematica specificata.
- Su quali argomenti si possono inviare suggerimenti?
Il sistema di whistleblower è disponibile per la segnalazione di violazioni di leggi e regolamenti, nonché di rischi per i diritti umani e l'ambiente e di violazioni della dovuta diligenza, nella misura in cui questi riguardino la nostra azienda, la nostra area di business o i nostri fornitori lungo l'intera catena di fornitura.
Gli argomenti del contenuto della notifica includono in particolare i seguenti:
- Corruzione, riciclaggio di denaro, corruzione, finanziamento del terrorismo, violazione dei controlli sulle esportazioni.
- Comportamento anticoncorrenziale
- Violazione del Codice di Condotta e di altre linee guida interne di TQGG (ad esempio, le linee guida per gli acquisti).
- Sicurezza del prodotto
- Discriminazione, bullismo, diritti fondamentali
- Salute, sicurezza operativa, sicurezza sul lavoro
- Problemi di personale, compresa la non conformità alle istruzioni di lavoro.
- Protezione dei dati e violazioni della sicurezza delle informazioni
- Reati antitrust
- Questioni UE ai sensi della Direttiva UE sugli informatori, 2019/1937
- Violazione degli obblighi di diligenza in materia di diritti umani e ambiente.
Il sistema di whistleblower non è destinato ai reclami relativi alle attività operative. Le informazioni segnalate tramite il sistema di whistleblower e relative a questioni che esulano dall'area tematica definita saranno inoltrate alla persona di contatto pertinente, previo consenso dell'autore della segnalazione, oppure sarà indicata la persona di contatto pertinente.
- Come si possono inviare i suggerimenti?
TQGG:
I nostri dipendenti possono rivolgersi in qualsiasi momento ai loro superiori, all'ufficio Risorse Umane, al General Counsel o ad altri dipartimenti dell'azienda per qualsiasi informazione.
Sistema di whistleblower / ombudsman:
Anche i nostri dipendenti, partner commerciali e altre terze parti hanno accesso al nostro sistema di denuncia, che può essere utilizzato per inviare segnalazioni alla nostra ombudsman. È possibile inviare le segnalazioni per telefono, posta, e-mail o di persona.
Avvocato Dr. Kathrin J. Niewiarra, Difensore civico
Philippistrasse 11
D-14059 Berlin
Tel.: +49 (0) 30 / 4036750-17
TQGG@compliance-aid.com
Le istruzioni possono essere inviate in tedesco e in inglese.
È inoltre possibile presentare segnalazioni al difensore civico tramite il nostro sistema elettronico di denuncia in oltre 26 lingue:
www.compliance-aid-tqgg.hintbox.de
Hintbox
Centro per le segnalazioni esterne del Ministero federale della Giustizia
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/Kontakt/Kontakt_node.html
- Come si garantisce l'anonimato e si protegge l'informatore?
La protezione e la riservatezza dell'informatore sono componenti essenziali della nostra procedura di reclamo e vengono prese molto sul serio. Nel corso dell'intera procedura, vengono sviluppate e adottate misure individuali, caso per caso, per garantire che il whistleblower sia protetto da penalizzazioni o discriminazioni a seguito delle informazioni fornite. I tentativi di intimidire, minacciare o discriminare gli informatori sul posto di lavoro non saranno tollerati. Se subite intimidazioni, minacce o ritorsioni a seguito di una segnalazione, contattate la nostra ombudswoman o i dipartimenti competenti della TQGG.
In quanto avvocato, anche la mediatrice è soggetta al dovere di riservatezza dell'avvocato. I contatti, così come tutte le informazioni e i consigli, saranno trattati con assoluta riservatezza. Ciò è garantito da un accordo separato sulla protezione dei dati con la TQGG in qualità di cliente.
La vostra identità sarà comunicata a TQGG solo con l'esplicito consenso del whistleblower. Se le vostre informazioni dovessero portare a un'indagine da parte delle autorità penali, il vostro anonimato è garantito anche nei confronti di queste istituzioni grazie al dovere di riservatezza dell'avvocato.
- Cosa succede a un suggerimento inviato?
Sommario:
L'ombudsman esamina le informazioni ricevute ed effettua una prima valutazione legale. Questa sarà trasmessa a Svenja Wachtel, Consulente legale generale del TQGG, per un ulteriore esame dei fatti, a condizione che l'informatore sia d'accordo. È garantita l'assoluta riservatezza delle informazioni. Se le informazioni sono fondate, saranno avviate ulteriori misure. Se le informazioni si rivelano irrilevanti, l'indagine viene chiusa. Inoltre, tutti i dati personali saranno cancellati in conformità alle norme sulla protezione dei dati.
Le singole fasi:
Ricezione dell'avviso
La ricezione della segnalazione viene documentata e l'autore della denuncia riceve una conferma di ricezione da parte dell'ombudsman entro sette giorni al massimo.
Revisione dell'avviso
L'ombudsman classifica le informazioni in modo tematico e ne esamina la plausibilità. Se la segnalazione è plausibile, viene inoltrata a Svenja Wachtel, Consulente legale generale, perché chiarisca i fatti mantenendo la riservatezza.
Se l'informatore lo desidera, la mediatrice rimarrà in contatto con l'informatore per tutta la durata del procedimento. Tuttavia, è l'informatore a decidere come organizzare i contatti.
Se la segnalazione non è plausibile, il procedimento viene interrotto e l'informatore viene informato.
Chiarimenti sui fatti
Il Consigliere generale chiarisce i fatti del caso in consultazione con la Difensore civico, utilizzando appieno le risorse a sua disposizione, caso per caso, come richiesto e in modo tempestivo. Il primo passo è verificare se sono disponibili informazioni sufficienti per chiarire i fatti del caso. In caso contrario, il whistleblower verrà contattato dal difensore civico per richiedere ulteriori informazioni.
Se il contatto non è desiderato e non è possibile raccogliere altre informazioni sufficienti per chiarire i fatti, il procedimento sarà interrotto. Se non è possibile individuare una cattiva condotta o un rischio all'interno dell'azienda o tra i partner commerciali o i fornitori, anche il procedimento verrà interrotto. L'informatore sarà informato di conseguenza.
Sviluppo di soluzioni
Se viene individuata una condotta scorretta o un rischio, vengono elaborate misure preventive e/o correttive adeguate sulla base delle informazioni raccolte. Ove possibile, opportuno e auspicato dal segnalante, quest'ultimo sarà coinvolto nello sviluppo delle misure preventive e/o correttive.
Il whistleblower riceverà un riscontro dal difensore civico entro tre mesi dalla conferma di ricezione in merito alle misure previste e già adottate e alle relative motivazioni, nella misura in cui ciò non pregiudichi le indagini (interne) e i diritti delle persone oggetto di segnalazione e ciò sia possibile nell'ambito di quanto legalmente consentito.
Avvio delle misure correttive, follow-up e revisione dell'efficacia
Le misure preventive e/o correttive adottate sono avviate e la loro attuazione è seguita dal General Counsel o da un comitato appositamente nominato.
Il TQGG rivede inoltre l'efficacia della procedura di reclamo annualmente e su base ad hoc. In particolare, a questo scopo vengono utilizzati i feedback degli informatori. Se necessario, vengono apportate modifiche.
- Ci sono conseguenze negative da temere se faccio una denuncia?
Se fate una segnalazione in base alle vostre conoscenze e convinzioni, non subirete alcuno svantaggio all'interno dell'azienda. Tuttavia, TQGG si riserva il diritto di intraprendere azioni legali se presentate deliberatamente una segnalazione falsa o fatta in malafede o se voi stessi avete violato le regole di condotta applicabili.
- Cosa succede se il contenuto del rapporto si rivela poi falso?
È importante che al momento della segnalazione si ritenga o si presuma che il contenuto sia veritiero e che la segnalazione non sia stata fatta con intento abusivo. Se, dopo aver chiarito i fatti, si scopre che la segnalazione era infondata, non si devono temere conseguenze negative.
- Cosa succede se siete coinvolti in prima persona nel reclamo?
Anche in questo caso, siete invitati a riferire i fatti in questione. Al momento dell'indagine e dell'eventuale sanzione, si terrà conto di questo aspetto nella misura in cui ciò è legalmente possibile.
- Il whistleblower deve sostenere dei costi per l'utilizzo del sistema di whistleblower?
Non ci sono costi per l'informatore.
- Il riferimento crea un rapporto di clientela con il difensore civico?
Nein, es kommt kein Mandatsverhältnis zustande. Die Ombudsanwältin ist und bleibt Beauftragte von TQGG. Jedoch besteht durch das Rechtsverhältnis der Ombudsanwältin mit TQGG als Auftraggeberin eine „(Schutz-)Wirkung“ zugunsten des Hinweisgebers. Hierdurch kann die Ombudsanwältin den Hinweisgeber gern in den praktischen Fragen des Einzelfalls informell beraten, jedoch ist es ihr nicht möglich, Ihre rechtlichen Interessen als „Ihre“ Anwältin zu vertreten.