Compliance
Domande e risposte sull'ufficio dell'Ombudsman, sulla procedura di reclamo ai sensi della legge sugli obblighi di governance della catena di fornitura e sul sistema di whistleblowing basato su Internet presso The Quality Group GmbH e le sue controllate ("TQGG")
I. Che cos'è un ombudsman/ufficio reclami ("sistema whistleblower")?
TQGG ha nominato un avvocato esterno come difensore civico e persona di contatto per il nostro sistema di whistleblower nel corso della lotta alle violazioni delle norme legali e/o delle regole interne di conformità aziendale, nonché alle violazioni dei diritti umani e degli obblighi di diligenza ambientale. L'ombudsman è a disposizione di tutti i whistleblower che desiderano fornire informazioni riservate su irregolarità presso TQGG.
II. Chi può contattare il sistema di whistleblower?
Il nostro sistema di whistleblower, gestito dal nostro ombudsman, è generalmente disponibile per chiunque possa fornire informazioni su una condotta illecita. Può trattarsi di dipendenti, clienti o altri terzi. Accettiamo tutte le segnalazioni su cui si sospetta una violazione e che rientrano nell'area tematica specificata.
III. Su quali argomenti si possono dare suggerimenti?
Il sistema di whistleblowing è disponibile per informazioni su violazioni di leggi e regolamenti, nonché su rischi per i diritti umani e l'ambiente e su violazioni della due diligence, nella misura in cui queste riguardano la nostra azienda, la nostra business unit o i nostri fornitori lungo l'intera catena di fornitura.
I contenuti dei messaggi includono in particolare i seguenti argomenti:
- Corruzione, riciclaggio di denaro, corruzione, finanziamento del terrorismo, violazione dei controlli sulle esportazioni.
- Comportamento anticoncorrenziale
- Violazione del Codice di Condotta e di altre linee guida interne di TQGG (ad esempio, le linee guida per gli acquisti).
- Sicurezza del prodotto
- Discriminazione, bullismo, diritti fondamentali
- Salute, sicurezza operativa, sicurezza sul lavoro
- Problemi di personale, tra cui l'inosservanza delle istruzioni di lavoro.
- Protezione dei dati e violazioni della sicurezza delle informazioni
- Violazioni delle norme antitrust
- Questioni UE ai sensi della Direttiva UE sugli informatori, 2019/1937
- Violazione degli obblighi di diligenza in materia di diritti umani e ambiente.
Il sistema di whistleblower non è destinato ai reclami relativi alle attività operative. Le informazioni segnalate tramite il sistema di whistleblower che riguardano questioni al di fuori dell'area tematica definita saranno inoltrate alle persone di contatto appropriate, previo consenso dell'autore della segnalazione, oppure saranno nominate le persone di contatto appropriate.
IV. Come si possono inviare i suggerimenti?
TQGG:
I nostri dipendenti possono contattare in qualsiasi momento i supervisori, l'Ufficio Risorse Umane, l'Ufficio Legale o altri uffici dell'azienda per ottenere informazioni.
Sistema di whistleblower / Ombudsman:
Inoltre, i nostri dipendenti, i nostri partner commerciali e altri terzi possono utilizzare il nostro sistema di denuncia per presentare segnalazioni al nostro difensore civico. Le segnalazioni possono essere inviate per telefono, posta, e-mail o in occasione di un appuntamento personale.
Dott.ssa Kathrin J. Niewiarra, avvocato, Difensore Civico
Philippistrasse 11
D-14059 Berlino
Tel.: +49 (0) 30 / 4036750-17
TQGG@compliance-aid.com
Gli avvisi possono essere presentati in tedesco e in inglese.Inoltre, è possibile presentare segnalazioni al Mediatore attraverso il nostro sistema elettronico di whistleblowing in oltre 26 lingue:
compliance-aid-tqgg.hintbox.de
Ufficio relazioni esterne del Ministero federale della Giustizia
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/Kontakt/Kontakt_node.html
V. Come si garantisce l'anonimato e si protegge l'informatore?
La protezione e la riservatezza dell'informatore sono componenti essenziali della nostra procedura di reclamo e sono prese molto seriamente da noi. Nel corso del processo, vengono sviluppate e adottate misure individuali, caso per caso, per garantire la protezione degli informatori da svantaggi o punizioni conseguenti alla loro segnalazione. Non saranno tollerate intimidazioni, minacce o discriminazioni sul posto di lavoro nei confronti degli informatori. Se subite intimidazioni, minacce o rappresaglie a causa di un whistleblower, siete pregati di rivolgervi al nostro Ombudsman o agli uffici competenti di TQGG.
In quanto avvocato, anche il difensore civico è soggetto al dovere di riservatezza dell'avvocato. Il contatto con l'ombudsman, così come tutte le informazioni e i suggerimenti, sono trattati con assoluta riservatezza. Ciò è garantito da un accordo separato sulla protezione dei dati con TQGG come cliente.
La vostra identità sarà comunicata a TQGG solo con il consenso esplicito del whistleblower. Se le vostre informazioni dovessero portare a indagini da parte delle autorità penali, il vostro anonimato è garantito anche nei confronti di queste istituzioni grazie al dovere di riservatezza dell'avvocato.
VI. Cosa succede a un suggerimento inviato?
Sintesi:
Il difensore civico esamina le segnalazioni ricevute ed effettua una prima valutazione legale. Questa viene inoltrata a Svenja Wachtel, Consulente legale generale del TQGG, per un ulteriore esame dei fatti, a condizione che l'informatore abbia acconsentito all'inoltro. È garantita l'assoluta riservatezza delle informazioni. Se le informazioni sono fondate, saranno avviate ulteriori misure. Se le informazioni si rivelano irrilevanti, l'indagine viene chiusa. Inoltre, tutti i dati personali saranno cancellati in conformità alle norme sulla protezione dei dati.
Le singole fasi:
Ricezione dell'avviso
La ricezione della segnalazione viene documentata e l'informatore riceve una conferma di ricezione dal difensore civico al più tardi dopo sette giorni.
Revisione dell'avviso
L'Avvocato del Mediatore classifica le informazioni in modo tematico e ne esamina la plausibilità. Se le informazioni sono plausibili, vengono trasmesse a Svenja Wachtel, Consulente legale generale, per chiarire i fatti mantenendo la riservatezza.
Se l'informatore lo desidera, il difensore civico rimarrà in contatto con lui per tutta la durata del procedimento. Tuttavia, è l'informatore a decidere le modalità di contatto.
Se la segnalazione non è plausibile, il procedimento viene interrotto e l'informatore viene informato.
Chiarimenti sui fatti
Il Consulente generale chiarisce i fatti del caso in consultazione con l'Ombudswoman, facendo pieno uso delle sue risorse disponibili, caso per caso, secondo le necessità e in modo tempestivo. Il primo passo è verificare se sono disponibili informazioni sufficienti per chiarire i fatti del caso. In caso contrario, il whistleblower viene contattato dal difensore civico per richiedere ulteriori informazioni.
Se il contatto non è desiderato e non è possibile raccogliere informazioni sufficienti per chiarire i fatti, il procedimento sarà interrotto. Se non è possibile individuare una cattiva condotta o un rischio all'interno dell'azienda o presso i partner commerciali o i fornitori, anche il procedimento verrà interrotto. L'informatore sarà informato di conseguenza.
Sviluppo di soluzioni
Se viene individuato un comportamento scorretto o un rischio, verranno elaborate misure preventive e/o correttive adeguate sulla base delle informazioni raccolte. Se possibile, ragionevole e richiesto dall'informatore, quest'ultimo sarà coinvolto nello sviluppo delle misure preventive e/o correttive.
Il whistleblower riceverà un feedback dall'ombudsman al massimo tre mesi dopo l'avviso di ricevimento in merito alle misure previste e già adottate e alle relative motivazioni, a condizione che le indagini (interne) e i diritti delle persone oggetto di una denuncia non siano compromessi e che ciò sia possibile nell'ambito di quanto legalmente consentito.
Avvio di azioni correttive e follow-up, nonché revisione dell'efficacia.
Le misure preventive e/o correttive adottate vengono avviate e la loro attuazione viene seguita dal Consiglio generale o da un comitato appositamente nominato.
Inoltre, il TQGG rivede l'efficacia della procedura di reclamo annualmente e su base ad hoc. In particolare, il feedback degli informatori viene utilizzato a questo scopo. Se necessario, vengono apportate modifiche.
VII. Ci sono conseguenze negative se presento una denuncia?
Se fate una segnalazione in base alle vostre conoscenze e convinzioni, non subirete alcuno svantaggio all'interno dell'azienda. Tuttavia, se fate deliberatamente una segnalazione falsa o in malafede o se avete violato le regole di condotta applicabili, TQGG si riserva il diritto di intraprendere azioni legali.
VIII. Cosa succede se il contenuto del messaggio si rivela poi falso?
È importante che al momento della segnalazione abbiate creduto o dato per scontato che il contenuto fosse vero e che non abbiate fatto la segnalazione con intento abusivo. Se, dopo aver chiarito i fatti, si scopre che la segnalazione non era giustificata, non si devono temere conseguenze negative.
IX. Cosa succede se voi stessi siete coinvolti nel reclamo?
Anche in questo caso, siete invitati a segnalare i fatti in questione. Ciò sarà tenuto in debita considerazione, per quanto possibile dal punto di vista legale, nell'indagine sui fatti e nell'eventuale sanzione.
X. Il whistleblower deve sostenere dei costi per l'utilizzo del sistema di whistleblower?
Non ci sono costi per l'informatore.
XI. Il riferimento crea un rapporto di clientela con il difensore civico?
No, non esiste un rapporto cliente-avvocato. L'ombudsman è e rimane l'agente della TQGG. Tuttavia, il rapporto giuridico tra l'ombudsman e la TQGG come cliente ha un "effetto protettivo" a favore del whistleblower. Ciò significa che l'ombudsman può consigliare informalmente il whistleblower sulle questioni pratiche del singolo caso, ma non è in grado di rappresentare i vostri interessi legali come "vostro" avvocato.